Viajes profesionales: 10 claves para organizarlos

Los viajes profesionales están a la orden del día. Es una actividad cada vez más frecuentada por las empresas debido a la aparición de oportunidades de negocios, colaboraciones, eventos, ferias internacionales y reuniones fuera de la ciudad donde trabajamos.

Antes de revisar nada respecto a la ciudad de destino debemos definir o aclarar cuáles son los objetivos del viaje. Por ejemplo, ¿qué queremos conseguir con este viaje? Si queremos conseguir nuevos contactos, quizás debamos organizar muy bien nuestra agenda de manera que saquemos provecho a todo el tiempo que estemos allí.

Una vez aclarado el objetivo de nuestro viaje profesional vamos a planificar nuestra estancia. A continuación, os dejamos algunos consejos para organizar vuestros viajes profesionales.

Documentación para viajar

Antes de iniciar cualquier tipo de viaje profesional, y especialmente al extranjero debemos tener en regla toda la documentación necesaria. Depende del destino que vayamos y nuestra nacionalidad necesitaremos un tipo de documentación u otra.

• Carné de identidad. Debemos tener a nuestra disposición algún documento que nos identifique.

• Pasaporte. Es necesario para poder viajar a países extranjeros

• Seguro de viajes. Contar con un seguro de viaje es muy importante por si sucede cualquier problema en el lugar de destino. Si no disponemos de uno, es recomendable que lo contratemos.

Los viajes profesionales pueden conllevar una serie de problemas como el extravío de equipaje durante el uso de cualquier transporte en la ciudad.

Al fin y al cabo, estamos constantemente en movimiento con todo tipo de documentación y dispositivos móviles. Por lo tanto, es frecuente que podamos perder algunas pertenencias.

Es importante que veamos las coberturas del seguro de viaje. Algunas de ellas son: asistencia médica, responsabilidad civil, cancelación, etc.

Sacar los billetes

Otra parte importante en la gestión de los viajes profesionales es la búsqueda y reserva de tren, vuelo o el medio que vayamos a usar para llegar a nuestro destino.

Dependiendo de la gestión de nuestra empresa tendremos que sacar los billetes por nuestra cuenta o no. Si lo hacemos por nuestra cuenta, es recomendable realizarlo con bastante antelación para evitar precios disparatados, ya que nuestra empresa en la mayoría de las ocasiones preferirá las opciones más económicas.

Agendar reuniones

El tiempo durante los viajes profesionales es oro. Las agendas de los directivos están muy apretadas y cuentan con el tiempo justo. Por lo cual, debemos tener organizado todos los encuentros que vayamos a tener durante el viaje.

Sin embargo, aunque tengamos todo controlado, suele haber imprevistos. En cualquier momento puede surgir alguna reunión importante a la que no podamos faltar.

Por lo tanto, siempre viene bien dejar un margen de tiempo “vacío” para aquellos imprevistos que puedan surgir.

Zona horaria

Echarle un ojo a la zona horaria no está de más. Esto es importante si hay mucha diferencia entre nuestro país y el destino al que vamos a viajar.

Si vamos a estar muchas horas en un avión es conveniente no agendar reuniones a primera hora ya que no estaremos en nuestras plenas facultades. En este caso es mejor descansar un poco y realizar nuestras actividades una vez nos encontremos de forma óptima.

Además, conocer el tipo de clima es fundamental para organizar qué tipo de ropa vamos a llevar en la maleta. No queremos llevarnos un abrigo cuando el sitio al que viajamos posee un clima cálido, ¿verdad?

Equipaje en los viajes profesionales

Una vez tengamos claro la ciudad de destino, el número de días y el clima, es hora de ponerse a hacer la maleta.

Hay que tener en cuenta el peso y medida del equipaje si vamos a realizar nuestro viaje profesional en avión para no superar el límite permitido.

Algunos viajes suelen ser largos y obligan a que transportemos la maleta demasiado tiempo. Por lo tanto, como consejo podríamos llevar ropa que no necesite planchado. De esta forma, no nos encontraremos la ropa con arrugas una vez lleguemos al hotel.

Además, también podemos llevar alguna prenda diferente o más cómoda a la habitual, por si hay planeada alguna salida fuera del horario de trabajo.

Dispositivos de trabajo

Es indispensable contar con los dispositivos con conexión a internet habituales que usemos durante el trabajo: teléfono, portátil, tablet, etc… con el objetivo de poder trabajar durante el viaje profesional.

Además, el contacto constante con nuestra empresa es fundamental. Por lo tanto, tendremos que hablar si es necesario contratar algún tipo de tarifa para llamadas y datos móviles antes de que iniciemos el viaje.

No nos olvidemos de las baterías y cargadores necesarios para todos nuestros dispositivos, los tipos de adaptador que necesitemos, así como las contraseñas de las cuentas de nuestros terminales.

Alojamiento en los viajes profesionales

Un filtro importante en el momento de la búsqueda de hotel es la cercanía de este con el lugar vayamos a tener una reunión, un evento, etc.

Por lo tanto, procuraremos de elegir un alojamiento que esté bien comunicado con el aeropuerto o la estación de tren, los cuales utilizaremos.

Los días durante los viajes profesionales suelen ser agotadores. Por ello, es una gran ventaja disponer del alojamiento bien cerca una vez terminemos nuestra tarea para irnos a descansar pronto.

Por este caso, es importante revisar si el alojamiento dispone de servicios que afecten a nuestro confort como el tipo de cama, aislamiento de ruido, parking, restaurante y otros detalles que nos hagan la estancia mucho más fácil y cómoda.

Un buen consejo a la hora de elegir hotel es mirar que revises las opiniones de los usuarios para ver cómo fue su estancia allí. Aunque hoy en día casi todos los hoteles disponen de Wifi, es importante asegurarse de que hay conexión a internet por si necesitamos trabajar desde la habitación.

Transporte

Moverse por la ciudad es algo común en los viajes profesionales, y más si se trata de una gran capital.

Cuando hagamos la búsqueda del sitio sería conveniente mirar cuánto tiempo se tarda en ir de un lugar a otro, como por ejemplo del hotel al evento que vayamos, para así evitar imprevistos y tener que recorrer la ciudad a pie.

Este punto es muy importante si tenemos reuniones agendadas ya que, si tenemos dos encuentros seguidos, deberemos tener pensado a través de qué medio nos desplazaremos.

También es importante dependiendo del lugar en el que se encuentre el alojamiento. Si nuestro hotel está alejado del aeropuerto o de algún sitio de interés, quizás necesitemos un vehículo para desplazarnos.

Por lo tanto, es hora de valorar qué tipo de vehículo necesitaremos. Hay veces en las que nos hará falta pedir un taxi debido a que tendremos desplazamientos puntuales. Sin embargo, en algunas ocasiones prevemos que necesitaremos movernos mucho por la ciudad.

Para ello, quizás sea mejor pensar en la opción de elegir un coche de alquiler. De esta forma, nos saldrá más barato que si estamos constantemente reservando taxis.

Información sobre el lugar de destino

Aunque no es una prioridad a la hora de preparar un viaje profesional, es bastante recomendable hacer una breve búsqueda sobre la ciudad en la que nos vayamos a alojar.

Detalles como la distancia que hay entre el aeropuerto hasta el hotel, lugares para almorzar con posibles clientes, etc., son importantes para conseguir ahorrar el máximo tiempo posible y evitar contratiempos inesperados.

Además, no está demás conocer lugares de interés por si en algún momento del viaje nos sobra tiempo y podemos dedicarlo a ocio personal.

Control de gastos de los viajes profesionales

Esta tarea es trabajo para el departamento financiero y es cierto que resulta algo desconcertante debido a la cantidad de facturas que acarrean los viajes profesionales.

Por ello, lo más cómodo antes de viajar es solicitar una tarjeta de crédito a la empresa con la que poder realizar todos los pagos.

Además, si nuestra empresa tiene diseñada una política de viajes tendremos que adecuarnos a ella y no exceder los gastos de los límites establecidos.

En VyooTrip podemos realizar nuestros pagos y controlar los gastos durante el viaje evitando esas múltiples facturas a final de mes para el departamento financiero ya que lo unifican en una sola, ahorrando mucho tiempo durante el proceso de contabilidad.

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