Vuelve septiembre y las actividades de las empresas se reanudan de nuevo. Y con ello, los viajes corporativos.
La mayoría de reservas que las empresas realizan a la hora de viajar se basa en alojamientos. Por lo tanto, es importante optimizar el gasto en reservas de hoteles.
En el siguiente artículo vamos a comentar algunos puntos importantes a la hora de reservar hoteles en tus viajes corporativos con el fin de que consigas ahorrar en la factura de cada mes.
Anticipación a la hora de reservar
Una buena planificación de tus viajes corporativos es esencial para poder empezar a optimizar el presupuesto.
Es cierto que no siempre es fácil poder prever en qué fecha necesitaremos un hotel. Sin embargo, planificar un periodo para reservar es importante si queremos optimizar al máximo nuestro gasto en viajes.
¿Con cuanta anticipación debo reservar un hotel?
Quizás te hagas esta pregunta. La respuesta es depende. Sin embargo, un estudio realizado por Trivago comentaba que un mes antes del viaje es un periodo de tiempo recomendado para realizar la reserva de un hotel.
Tarifas negociadas
En ocasiones, cuando realizas viajes corporativos, tienes que viajar a menudo a un mismo lugar a lo largo del año.
Por ejemplo, puede ser que tu empresa pueda tener sedes en ciudades distintas y necesitéis un hotel cercano a ellas por comodidad al trabajo.
Por lo tanto, ¿Cómo puedes ahorrar en este tipo de desplazamiento?
Una buena opción sería poder obtener tarifas negociadas con aquellos hoteles que visites regularmente.
De esta forma obtendrás un precio óptimo y reducirás el coste en el total de reservas de hoteles. Desde Vyootrip, además de nuestro inventario global de hoteles, incluimos tarifas negociadas en aquellos hoteles que, por necesidad de trabajo, necesites visitar frecuentemente.
Inventario de hoteles
¿Nunca te ha pasado que al realizar una búsqueda de hotel no obtienes la cantidad de alojamientos esperada?
Esto puede llevarte a dos problemas:
- Los hoteles disponibles no están cerca del lugar de trabajo.
- Al haber pocas opciones, los precios son elevados.
¿Cómo solucionamos esto?
El poder contar con una plataforma de hoteles donde tengas acceso a un inventario global evitará ambos problemas.
En Vyootrip contamos con un inventario global de hoteles para viajes corporativos, por lo que, si necesitas un alojamiento cerca de tu lugar de trabajo, ¡siempre tendrás opciones!
Política de viajes corporativos
La base para tener un buen control de los costes de tus viajes corporativos es disponer de una correcta política de viajes.
En ella, puedes fijar los límites de gastos que cada viajero tendrá a la hora de reservar alojamiento, transporte u otro aspecto del viaje.
¿Por qué es importante disponer de una política de viajes de empresa?
Imagina que no existiera un límite máximo para gastar en hoteles. Cualquier viajero podría optar a alojamientos de un coste elevado, en lugar de otro más económico que cumpliera las mismas necesidades.
Si fuera así, el gasto en hoteles se dispararía y la empresa asumiría un coste mayor al que tendría si hubiera utilizado una política de viajes para su empresa.
Por lo tanto, disponer de una política de viajes es clave si deseas optimizar el presupuesto. Aquí abajo te dejo una plantilla para descargar por si lo necesitas:
Autonomía para reservar
Como antes hemos comentado, el tiempo de anticipación para hacer una reserva es un factor importante que afecta al precio.
Ahora imagina una empresa en la que un viajero necesita un alojamiento para la semana que viene.
Si tú te encargas de hacer las reservas para los viajeros, quizás pueda darse el caso de que no estés disponible para hacerlo, ya sea porque tienes otras labores en la empresa o sea fin de semana y por lo tanto no puedas formalizar la reserva.
En ese caso, el empleado tendría que esperar a que estuvieras disponible para obtener su reserva. Ese tiempo que perdemos es importante ya que los precios pueden variar como hemos comentado.
He aquí una solución en donde puedes poner fin a este problema.
¿Te has planteado dar autonomía a tus viajeros?
Dar autonomía a los viajeros permite que puedan reservar en cualquier momento. De esta forma, no tendrán que esperar a que estés disponible y de esa forma no pierdan posibles ofertas de viaje.
A su vez, ahorrarás tiempo y podrás ocuparte de otras labores importantes.
Seguramente pensarás… ¿Cómo controlo el gasto si les permito reservar por sí mismos?
Aquí es donde entra la labor de la política de viajes. Cada empleado tendrá que regirse por la política de hotel que tenga establecida.
Podemos ir más allá. Por ejemplo, en Vyootrip integramos la política de viajes corporativos de cada empleado en la plataforma de reservas. Con lo cual, cuando un empleado vaya a realizar una búsqueda, únicamente le aparecerá las opciones de hotel que se encuentren dentro de su política.
Con este método conseguirás una serie de ventajas:
- El viajero podrá elegir la opción que más le guste, y por lo tanto, estará más satisfecho con su reserva.
- Ahorras tiempo y evitamos contratiempos como que los viajeros acudan a ti cuando no te encuentres disponible para realizar reservas.
- Conseguimos un total control de los gastos de viaje aún dando autonomía a los viajeros.
Cómo gestionar los viajes corporativos
Ahora imagina que todos estos métodos puedes integrarlos en una sola plataforma de gestión de viajes corporativos.
Con Vyootrip puedes contar con una plataforma de viajes de empresa donde puedes gestionar las reservas de tus viajeros y tener un control total del gasto.
En ella todos tus viajeros tendrán un inventario global de hoteles donde podrán reservar de forma autónoma bajo una política de viajes asignada.
De esta forma, la empresa ahorrará tiempo y tendrán todas las facturas alojadas bajo una misma plataforma.
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