¿Cómo elaborar una política de viajes para tu empresa?

Una política de viajes es esencial. Para la empresa, es un método eficaz para gestionar los viajes, anticipar y gestionar los costes, facilitar la gestión de los reembolsos y ahorrar.

Para sus empleados, es un marco importante que les muestra con toda transparencia lo que está o no sujeto a reembolso y en qué condiciones y proporciones. Descubra en este artículo como elaborar una política de viajes, que es, y cómo hacerla funcionar.

Definición de una política de viajes de empresa: ¿qué es una política de viajes?

Una política de viajes de empresa consiste en fijar las normas para los viajes de los empleados, estableciendo un marco preciso para definir el presupuesto, supervisar los gastos, los medios de transporte y el alojamiento, así como los procesos de aprobación interna.

En resumen, la definición de una política de viajes de negocios es establecer las normas que deben respetarse. También permite aplicar los contratos marco negociados con los socios (transporte, hoteles, etc.).

La política de viajes es un documento en el que se establecen todas las normas, lo que la hace especialmente importante. Ayuda a evitar gastos excesivos, innecesarios o inadecuados y, por lo tanto, actúa como una salvaguardia.

Los empleados pueden consultarlo para tomar las decisiones correctas, al igual que el director financiero y los contables de la empresa pueden utilizarlo para validar o rechazar una solicitud de gastos y justificar así su decisión ante un empleado.

¿Cómo puede tener éxito una política de viajes?

Elaborar una política de viajes requiere mucha organización y tiempo para analizar correctamente cada situación, prever diversos escenarios y tomar las decisiones adecuadas. Aunque la magnitud de la tarea puede ser desalentadora, es importante darse cuenta de que se trata de una verdadera inversión que le dará

•    Una relación más tranquila con sus empleados;

•    Un verdadero ahorro de tiempo en el día a día;

•    Mejor organización;

•    Una fuente de ahorro importante.

He aquí 6 puntos principales que hay que tener en cuenta a la hora de crear una política de viajes eficaz.

1 Definir los objetivos de la política de viajes

Tener claro lo que quiere de la política le permitirá redactarla con mayor eficacia. El objetivo suele ser reducir los costes, al tiempo que se garantiza la comodidad de sus empleados durante su viaje de negocios.

La política de viajes también establece ciertas normas que deben seguirse para garantizar la seguridad de sus empleados cuando viajan. Establecer unos objetivos claros le dará una pauta, lo que le facilitará la tarea, pero, por supuesto, podrá añadir elementos o ajustarla más adelante para optimizarla siempre que sea necesario.

Una vez fijados estos objetivos, puede empezar a establecer todas las reglas del viaje. Lo ideal es trabajar con al menos un empleado que esté acostumbrado a realizar viajes de negocios para la empresa.

Su experiencia en el sector le ayudará a encontrar el mejor compromiso entre los costes para la empresa y las necesidades de los empleados. También podrá proporcionarle cuestiones y escenarios en los que quizá no haya pensado.

2 Ofrecer flexibilidad a los empleados

Su política de viajes enumera todos los posibles gastos e indica el presupuesto y las soluciones preferidas (modo de transporte, tipo de alojamiento, etc.). Debe permitir al empleado tomar las mejores decisiones en cuanto a los gastos, por lo que es tanto una ayuda para él como un marco.

Sin embargo, debe ser consciente de cómo se sienten sus empleados: un marco puede percibirse fácilmente como una prisión si las normas son demasiado estrictas. Para no frustrar a los empleados ni encerrarlos, es conveniente darles varias opciones, aunque sean mínimas.

Por ejemplo, establecer normas sobre el tipo de alojamiento y su nivel de confort, la tarifa máxima que no debe superarse, sin obligar al empleado a ir a un hotel concreto.

Por supuesto, si tiene un acuerdo con una cadena hotelera, no se planteará la cuestión de la elección del alojamiento, pero puede ser flexible en otros puntos, como los servicios incluidos, la elección de la habitación o la libertad de tomar ciertas comidas en el lugar o en otro sitio.

Lo mismo ocurre con el transporte, puedes establecer un presupuesto y una fecha y luego dejar que el empleado elija la hora de salida o el modo de transporte más conveniente dentro de ese rango de precios.

3 Tener en cuenta las necesidades de la empresa

Haga un análisis completo de la situación: ¿cuáles son los destinos más frecuentes? ¿Cuáles son las formas más eficientes de llegar hasta allí? ¿Cuáles son las necesidades reales de sus empleados in situ para cumplir sus objetivos?

Su política de viajes debe basarse en la realidad sobre el terreno y en las necesidades concretas de su empresa, de lo contrario corre el riesgo de establecer objetivos que no se ajusten a la realidad.

Por ello, debe incluir en su reflexión al menos a un empleado que participe en los viajes de negocios. Podrán señalar las incoherencias de su política y aportar ideas y soluciones prácticas a partir de su propia experiencia sobre el terreno. Además, los empleados se sentirán mejor con su política de viajes si saben que uno o varios de sus colegas fueron consultados en su redacción.

4 Dar a conocer su política de viajes

Este documento no es sólo una directriz para el director general, el gestor de viajes de la empresa o el director financiero, sino también una guía que explica la política de viajes de la empresa a los empleados. Es necesario que este documento sea conocido y fácilmente accesible para su consulta.

Tienes varias opciones: ponerlo a disposición en la intranet, imprimirlo, enviarlo por correo electrónico a cada empleado afectado, etc. Recuerde informar a sus empleados cuando se realicen cambios en el documento.

5 Utilizar las herramientas adecuadas

Herramienta de autorreserva, tarjeta corporativa, aplicación de gestión de cuentas de gastos… Dispone de toda una serie de herramientas que le ayudarán a gestionar y automatizar la gestión de los gastos de viaje de empresa.

Estas herramientas no sólo son prácticas para la gestión: le ayudan a anticipar mejor los costes, le dan más control sobre los gastos actuales o futuros y, a largo plazo, le ayudan a reducir los costes de los viajes de negocios.

6 Definir un presupuesto

Establezca un presupuesto claro y pertinente para cada situación. Según la duración del viaje, el destino y el tipo de misión, el presupuesto no será el mismo. Utilice los viajes de negocios anteriores realizados por sus empleados y analice las diferentes situaciones para definir un presupuesto coherente.

Este presupuesto debe tener en cuenta todo lo que es común y previsible (alojamiento, transporte, gastos de comida, etc.) y también permitir los gastos adicionales. Para estos gastos adicionales, proporcione un marco: ¿qué gastos, en qué ocasiones y por qué importe máximo?

La política de viajes: una oportunidad para digitalizar la gestión de los gastos

La política de viajes permite definir claramente quién viaja, cuándo, en qué condiciones y por cuánto. Más que un marco, es una fuente de información valiosa para ayudarle a gestionar mejor sus informes de gastos.

Por lo tanto, es totalmente apropiado aprovechar esta oportunidad para digitalizar la gestión de los informes de gastos, especialmente porque esta digitalización también es beneficiosa para sus empleados (ahorro de tiempo, tranquilidad, simplicidad, seguimiento en tiempo real, etc.).

La digitalización de la gestión de los informes de gastos no sólo tiene un impacto inmediato en los viajes de negocios, sino que también es una forma eficaz de crear un verdadero repositorio que le ayudará en el día a día.

Por ejemplo, podrá recopilar datos suficientes de cada país visitado por sus empleados para determinar mejor qué gastos son «normales» y cuáles son potencialmente inapropiados. Esta práctica herramienta resultará ser una ventaja en la lucha contra los errores… ¡y aún más en la lucha contra el fraude!

Establecer una política de viajes de negocios requiere organización, análisis y tiempo. Pero una vez establecido, tendrá una base clara y práctica para todos los viajes de negocios de la empresa. Siguiendo nuestros consejos, se optimiza toda la cadena: mejor organización, empleados satisfechos, reducción de costes y ahorro de tiempo.

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