Un viaje de trabajo o viaje laboral, es aquel en el que la empresa, por necesidades del negocio, nos pide que nos desplacemos a otra ciudad o país para representar a la misma atendiendo cualquier cuestión de índole profesional. Negociar una venta, prestación de un servicio, resolución de una incidencia, renegociar un acuerdo, etc. Son muchas las funciones que podemos desarrollar en dicho viaje.
Y lo primero que tenemos que tener en cuenta es que si nos han escogido es porque estamos haciendo bien las cosas. Ya que vamos a ser la cara visible de la empresa en dicho viaje.
Esto no quita que si es tu primer viaje de trabajo te puedan surgir muchas dudas al respecto. ¿Tengo que cobrar dietas? ¿Va incluido en mi salario? ¿Cómo declaro los viajes que tengo durante el viaje?
Primeramente, debemos saber que lo más frecuente es que los viajes de trabajo se paguen como un día normal de trabajo, si la duración de las jornadas es la misma en cantidad de horas, y si estas no caen en días festivos.
Pero también esta el caso de que tu viaje de trabajo se diese en jornadas extendidas, en tus días de descanso, o en festivos. Y si fuese así, la empresa tendría que pagarte más según la legislación vigente con una tarifa diferencial.
Pero más allá de esto, lo que si que es importante y debemos saber, es que tu empresa debe compensarte por los gastos que se den de fuera de tu rutina.
Los gastos más habituales que la empresa cubrirá son:
- Transporte
- Seguro médico
- Visados
- Alojamiento
- Limpieza y lavandería
- Comidas
- Transportes locales
- Traducciones
- Gastos de internet o telefonía
Si por el tipo de trabajo que desempeñas es fundamental que se den otro tipo de gastos, la empresa también debería compensarlos, si estos están directamente relacionados con el ámbito laboral. Como por ejemplo, un comercial que vaya a exponer un proyecto o propuesta, y tenga que comprar un proyector, una pizarra, o tarjetas de exposición.
Gastos personales y de ocio
En muchas ocasiones, las personas que se desplazan por un viaje de trabajo, quieren aprovechar su tiempo libre visitando lugares turísticos, museos, comprando souvenirs, etc.
Estos gastos no van a ser cubiertos por tu empresa. Ya que están fuera del ámbito laboral.
¿Cómo se cuánto puedo gastar?
Normalmente, las empresas tienen establecidas unas políticas de viajes corporativos, en las que se establecen los protocolos y limites presupuestarios para cada tipo de empleado, asi como para cada tipo de viaje y país.
De cualquier modo, si tienes dudas sobre esta política, siempre puedes preguntar a tu jefe o al departamento de Recursos Humanos. Que son los que podrán guiarte para aplicarlas.
¿Cómo voy pagando y registrando los gastos?
Cada empresa tiene una manera diferente tanto para los pagos como para el registro de gastos.
Hay algunas que te darán una tarjeta de empresa para que vayas pagando con ella todos estos gastos, y otras que te pedirán que lo pagues tu con tu tarjeta personal para luego devolverte el montante total.
En ambos casos es necesario el justificar dichos gastos recogiendo todas las facturas y recibos que se vayan generando, para proporcionárselos luego a la empresa. Y esto puede ser manualmente haciéndole fotos o escaneando todo ello, o bien con alguna app que te facilite esta tarea.
Esto último es muy importante, ya que la empresa se puede negar a reintegrarte todo aquello que no puedas documentar o justificar.
En el caso de que hayas pagado con tu tarjeta personal, estos gastos te los pueden reintegrar, junto con dietas o bonus (si se diesen), o bien en el pago del próximo salario, o bien en un pago aparte.
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En Vyootrip ofrecemos una plataforma de gestión de viajes de empresa que implementa automáticamente las políticas de viajes de empresa, para que los viajeros directamente reserven y digitalicen sus gastos, automatizando el proceso de gasto, justificación y control para la empresa.
Esto facilita y ahorra mucho tiempo y dinero tanto a los viajeros como a los gestores que tienen que controlar el gasto de los mismos. Ya que desde un mismo lugar pueden centralizar todos estos procesos.
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