El gestor de viajes es la persona que se encarga de gestionar, optimizar, y hacer cumplir la política de viajes de la empresa.
Esta política es un conjunto de normas que permite a la empresa gestionar, controlar y optimizar sus gastos de viaje de negocios, manteniendo a su vez la seguridad y la comodidad de los viajeros.
En las mismas, y debido a su alto grado de implicación en la gestión de los viajes de negocios, el gestor de viajes tiene un papel muy importante. ¿Cuál es su función? ¿Cómo influye en la política de viajes?
El gestor de viajes de negocios debe conocer perfectamente estas normas recogidas en la política de viajes, y saber que personas o cargos pueden reservar una determinada categoría de hoteles, transportes, etc. Teniendo que aplicar estas normas a la política de viajes.
Por ello, debe aplicar esta normativa a la gestión que realiza mientras al mismo tiempo actúa como consultor de sus compañeros. Los cuales pueden recurrir a él para que les asesore sobre la aplicación de las normas.
No obstante, debemos saber que no siempre es el gestor de viajes quien controla la aplicación de las políticas de gasto por parte de los viajeros. Pero en cambio, si puede evaluar si se aplican o no, recopilar información sobre por qué no se aplican y por qué razones. Por ejemplo, durante un viaje a un país extranjero en el que el coste de los hoteles o comidas sean mucho mayor que la media.
Las políticas de viajes son dinámicas y van evolucionando con los cambios de la empresa y del entorno. Por ello, el gestor de viajes también debe conocer su aplicación durante los viajes y tener una visión real de estas normas. Evaluando y revisando a lo largo del año las mismas para aportar su criterio profesional. Y a partir de ahí, proponer cambios y mejoras a implementar.
El gestor de viajes de la empresa también va recogiendo tanto las opiniones positivas como las negativas de los viajeros de su empresa, para tenerlas en cuenta a la hora de revisar estas políticas.
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El gestor de viaje podrá tener en un mismo lugar el control de lo que realizan todos sus viajeros. Así como gestionar al mismo y monitorizar en todo momento las transacciones, gasto, reservas, etc.
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