Organización de viajes de negocios. Cómo optimizarlos

La buena organización de viajes de negocios es algo muy importante. Ya que estos viajes se pueden transformar en oportunidades para la empresa. Y su éxito puede ser crucial para el futuro de la empresa a corto y largo plazo.

Por lo tanto, es lógico que se lleve a cabo de la mejor manera posible. Desde el vuelo de salida hasta el de vuelta y la estancia. Todo debe ser perfecto. Ni que decir tiene que esto puede generar unos costes significativos. Y por ello, para optimizar el retorno de estos costes, planteamos las siguientes preguntas. ¿Cómo preparamos nuestro viaje de negocios? ¿Cómo podemos tener una estancia satisfactoria en la que la comodidad y la seguridad estén a la orden del día sin pagar necesariamente un precio más elevado de la cuenta? He aquí algunas respuestas.

Un viaje de negocios exitoso. Todo lo que necesitas saber

Para evitar el estrés adicional durante su viaje de negocios, es esencial una buena organización. No hay que dejar nada al azar.

Prepare una lista de comprobación del viaje

La hora de salida, la hora de llegada, todas tus citas una vez que estés allí con el lugar, la fecha y la hora… todos estos detalles debemos tenerlos anotados y bien organizados. Aunque te lleve tiempo, te evitará perder tu vuelo o llegar tarde a una cita importante.

Haz una copia de todos tus documentos de identidad

Dicen que es mejor prevenir que curar. Encontrarse sin papeles en un país extranjero es una pesadilla para los viajeros. Además, los trámites en la embajada pueden llevar mucho tiempo, por no decir que son estresantes.

Ten claros los motivos de tu estancia

Un viaje, por muy preparado que esté, no está exento de imprevistos. Por eso la clave es la precaución. Si te vas al extranjero, algunas autoridades son hostiles con los extranjeros. Por lo tanto, debes tener en tus manos todos los documentos que justifiquen tu presencia en el país. También debes preparar documentos sobre tu empresa. Estas precauciones pueden ayudarte a evitar posibles problemas administrativos.

Infórmate sobre el país de destino

Para ayudarte a tener una estancia segura, visita el sitio web del Ministerio de Asuntos Exteriores. Esto te dará toda la información que necesitas sobre el país al que te diriges.

También puedes optar por contratar un servicio de asistencia e información al viajero, como Localsfy, que te ahorrara tiempo en búsquedas y gestiones, y te dará toda la información de manera rápida y actualizada.

Además, estudia las costumbres locales. Porque esto no sólo encantará a los lugareños, sino también a tus futuros colegas profesionales, que verán tu interés por su país. Y esto podría jugar a tu favor para conseguir el negocio que esperas. Por ello, el saber las costumbres es muy importante. Ya que la forma de trabajar en París o Berlín no es la misma que en Singapur o en Nueva York.

Externalizar la preparación de tu viaje de negocios, la clave del éxito

Organizar un viaje de negocios, ya sea nacional o internacional, no es tarea fácil, sobre todo para un profesional que siempre está entre dos reuniones. Así que para evitar sorpresas desagradables: documentos incompletos o desactualizados, retrasos en los vuelos, hoteles dudosos a precios desorbitados… la mejor solución es confiar la organización de tu viaje de negocios a una empresa especializada. Plataformas como Vyootrip son capaces de preparar tu viaje de la A a la Z, dejándote libre de todas las preocupaciones logísticas y financieras. De este modo, dispondrás de todo el tiempo necesario para preparar tus futuras reuniones y conseguir por fin el contrato que llevas tanto tiempo codiciando.

Esto es lo que obtiene cuando confías la organización de tu viaje de negocios a una agencia de viajes de negocios:

Organización en todos los aspectos

Vuelo, medio de transporte, hotel, reserva de un espacio para una reunión o conferencia, catering para los participantes… Todos estos importantes detalles no tienen por qué dejarse para el último momento.

Control presupuestario

No hace falta decir que la preparación de un viaje de negocios requiere un presupuesto considerable. Aquí es donde entran en juego estas capacidades profesionales. Por un coste que no supere el presupuesto que se haya fijado (esto es lo que llamamos optimizar tu viaje de negocios), puedes estar seguro de que tu viaje de negocios será un éxito en todos los frentes.

Un importante ahorro de tiempo

Entre citas de trabajo, expedientes urgentes y reuniones, no siempre es fácil encontrar tiempo para preparar tu viaje de negocios. Por supuesto, está internet, pero con tantas ofertas, es difícil saber exactamente cuál es la mejor oferta (aerolíneas, hotel…)

Seguridad

Ya sea para reservar tu vuelo o el medio de transporte in situ (por ejemplo, la compañía de taxis que te llevará a tu hotel si no está prevista una recepción), un profesional de la organización de viajes de negocios tiene los conocimientos necesarios para encontrar la mejor opción sin que el precio sea necesariamente más caro.

Buenos consejos

Además de estas ventajas evidentes, puedes beneficiarte de un asesoramiento gratuito. Como no es el primer viaje de negocios que organizan (y seguramente no será el último), tienen experiencia en lo que hay que tener a mano (lista de documentos, vacunas en caso de viajar al extranjero, etc.) y en lo que hay que llevar.

Buenos planes para un buen viaje de negocios

Ahora estás listo para conocer a tus futuros socios. Sin embargo, para que tu viaje de negocios sea un verdadero éxito, ten en cuenta estos consejos:

Viaja ligero

Un viaje de negocios no dura un mes, así que no es necesario hacer una maleta de tamaño XXL. Escoge una maleta con ruedas que pueda guardar en la cabina. Además, esto te ahorrará tiempo a la hora de facturar tu equipaje o, lo que es peor, perderlo a tu llegada.

Coge sólo lo que necesites

En cuanto a la ropa y los archivos, limítate a lo mínimo. Por lo general, basta con dos trajes sencillos y elegantes y un par de zapatos a juego. Puedes añadir un segundo par más cómodo si tienes tiempo para hacer turismo.
Para tus archivos, un ordenador portátil de negocios es suficiente. Para mayor seguridad, guarda todas tus presentaciones y archivos en una memoria USB que lleves en tu chaqueta o cartera. Esto te ahorrará muchos problemas si te roban el equipaje.

Tomar notas en la medida de lo posible

Grabadora, smartphone, bloc de notas… Muchos dispositivos te ayudan a anotar tus ideas a medida que se van formando. Así, cuando llegues a tu reunión, curso de formación o seminario, no serás un mero espectador.

Hacer un balance al final de cada día

Si esperas al final de tu viaje de negocios para resumir tu estancia (tanto lo bueno como lo malo), corres el riesgo de confundirte con fechas e información.
Así que tómate unos minutos cada día, antes de irte a la cama, para anotar lo que has conseguido (o no).

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