Claves para optimizar la política de gastos de empresa

Garantizar una buena política de gastos de empresa es uno de los retos más ambiciosos para un director financiero.

Esta es un verdadero factor de rendimiento. Y su control y buena optimización permite limitar las fugas de rentabilidad e identificar los gastos que generan valor para la empresa. Por lo que la digitalización del departamento financiero es también uno de los pasos importantes para aprovechar todo el potencial de la optimización de la gestión de gastos.

En este artículo, veremos los tipos de gastos y los retos que supone gestionarlos adecuadamente. A continuación, le mostraremos los pasos para optimizar el seguimiento de los gastos.

¿Qué son los gastos empresariales?

Definición de los gastos de empresa

Para funcionar a pleno rendimiento y generar volumen de negocio, una empresa necesita realizar toda una serie de gastos, más o menos elevados y regulares.

Dentro de la misma, el director financiero suele ser el responsable de la gestión del presupuesto. Haciendo previsiones a largo o corto plazo, presupuestos y comprobando que todo esté en orden.

Tipos de gastos en las empresas

Hay dos tipos de gastos: gastos fijos y gastos variables.

Esta es una lista con ejemplos de gastos fijos:

• Salarios de empleados y contribuciones asociadas.
• Alquileres y gastos de mantenimiento de la oficina.
• Impuestos y tasas.
• Mantenimiento de maquinaria y material de trabajo.
• Gastos de catering (restaurante de la empresa, vales de comida o almuerzos para llevar).
• Gastos de transporte (coches de empresa, transporte público, etc.).

Esta es una lista con ejemplos de gastos variables:

• Compras vinculadas a la demanda de los clientes (materias primas o productos acabados para la reventa).
• Costes de explotación relacionados con la producción (electricidad, agua, gas…).
• Los costes de transporte de mercancías y logística.
• Costes de packaging.
• Salarios variables (trabajadores temporales, en prácticas, contratos de obra y servicio, etc.).

🔹 Nota: también hay gastos mixtos, que contienen una parte fija y otra variable. Por ejemplo, el salario de un comercial entra en esta categoría, siendo una parte del salario fija, y la otra variable en función de las ventas realizadas y de la consecución de sus objetivos.

Los retos de una buena gestión de los gastos en la empresa

Ganar en solidez financiera

Una empresa que conozca y controle perfectamente sus gastos estará mejor armada para afrontar los peligros del mercado y de la economía en general.

Esto permite anticiparse mejor acumulando reservas de efectivo y con una buena política de gastos de empresa que le permita tener el control de la situación.

Optimizar la rentabilidad

En estos tiempos de crisis, controlar los gastos significa sobre todo mantener el control de su rentabilidad.

Al eliminar los gastos innecesarios, puede o bien acumular reservas de efectivo, o bien invertir los costes ahorrados en partidas de gasto de mayor valor añadido.

Facilitar las oportunidades de préstamo

Una buena gestión de los gastos es una garantía de seriedad para los socios externos, especialmente para los bancos o los inversores.

Además, si lo tiene difícil para adquirir un prestamo, tendrá más posibilidades de obtenerlo mostrando una gestión de gastos seria y eficaz, lo que sin duda le permitirá pagar sus deudas.

Garantizar la satisfacción y el bienestar de los empleados

Dado que una parte de los gastos de la empresa son gastos de los empleados, una mejor gestión por parte de la empresa repercutirá sin duda en ellos.

Por ejemplo, podrán obtener el reembolso de sus gastos más rápidamente.

Esto les dará una buena imagen de la empresa en la que trabajan, lo que repercutirá positivamente en su fidelidad y productividad.

¿Cómo puedo asegurarme de que los gastos se controlan adecuadamente?

Hacer un balance de los gastos

Tener una visión clara y precisa de sus gastos es el primer paso hacia un buen control.

Este inventario tiene un objetivo muy concreto:

• Identificar los gastos no esenciales.
• Identificar los gastos que generan valor.

Gracias a esta identificación, podrá iniciar un proceso de reducción de costes, según las necesidades de su organización.

➡️ Estas son algunas preguntas que debe hacerse para reducir sus gastos:

• ¿Su espacio de oficina sigue siendo adecuado para su plantilla? ¿Puede alquilar un espacio más pequeño para ahorrar dinero?
• ¿Utiliza todo el software que paga cada mes? ¿Existe alguna herramienta integral para reducir los costes o un competidor con mejores tarifas?
• ¿Necesitan los empleados dormir en hoteles de 4*, o son suficientes los hoteles de 3* para viajar? ¿Es posible bajar el techo de los gastos de los restaurantes manteniendo la satisfacción?

Definir una política de gastos de empresa

Todas las normas relativas al reembolso de los gastos profesionales constituyen una política global de gastos, pero ¿cuál es su finalidad?

Armoniza los procesos de reembolso, centraliza todos los datos y facilita su posterior análisis. Es una especie de guía para gastar bien en la empresa.

Estos son los tipos de normas que pueden establecerse:

• Asignar un presupuesto a cada tipo de gasto
• Establecer un límite para cada tipo de gasto
• Diseñar procesos fluidos y claros para todos

Una vez escrito, asegúrate de que se comparte con todos y que todos lo entienden.

Sustituir los informes de gastos por tarjetas bancarias de empresa

La gestión de los informes de gastos, sobre todo en formato papel, puede ser una tarea incómoda y que consume mucho tiempo tanto para la empresa como para los empleados porque:

• Hay que adelantar los gastos, a veces con un coste elevado
• Los tiempos de reembolso pueden ser largos
• El riesgo de perder los recibos puede producir que luego no se reembolsen los mismos
• El riesgo de errores contables
• El riesgo de fraude con informes de gastos falsos

Las tarjetas bancarias de empresa permiten superar muchos de estos problemas. Son tarjetas nominativas, asignadas a cada empleado.

La empresa mantiene el control del presupuesto ya que puede para cada tarjeta:

• Establecer los días y las horas de uso
• Fijar un límite máximo de gasto
• Controlar los gastos más fácilmente en el día a día

En cuanto a los empleados, ganan autonomía, ya no tienen que adelantar gastos y esperar a que se los reembolsen

Digitalizar toda la gestión de los gastos

   “Las empresas con alta madurez digital obtienen 3 veces más beneficios y crecen 4,5 veces más rápido que las demás.”
OCDE (2019)

La transformación digital de las empresas es muy estratégica, y lo es aún más desde la crisis sanitaria de 2020, que obligó a las empresas a teletrabajar al 100% de la noche a la mañana.

Los departamentos de finanzas que aún no estaban digitalizados tuvieron que adaptarse rápidamente y bien.

La digitalización del departamento de Finanzas se consigue a través de varias palancas:

• Digitalización de documentos y facturas
• Automatización de los procesos y la contabilidad
• Uso de la inteligencia artificial para realizar previsiones más precisas

Herramientas digitales

Aproveche el uso de herramientas y servicios digitales para ayudarle a optimizar los gastos de su empresa.

Hay diversos apartados con los que usted puede digitalizar y optimizar estos gastos. Desde herramientas más especificas orientadas a la gestión de viajes de negocios como Vyootrip, hasta otras más generalistas orientadas a la gestión de gastos de todo tipo como Okticket o Expensya.

Haga su propia investigación y observe el potencial que pueden tener estas herramientas para optimizar la política de gastos de su empresa, y darle los mecanismos para facilitarle todos los procesos.

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