¿Qué se necesita para hacer un viaje de negocios?

Saber que se necesita para hacer un viaje de negocios a veces puede no estar nada claro. Ya que prepararlo bien no solo nos afecta a nosotros, sino al devenir de la empresa. Y esto puede causar estrés si no sabemos bien que tener en cuenta y llevamos a cabo una mala preparación del mismo. Por ello, aquí tienes algunos consejos y trucos para tener en cuenta antes de salir.

Hacer un balance de los documentos administrativos

Ten cuidado con los retrasos administrativos. Las solicitudes de pasaporte y visado llevan tiempo. Haz lo necesario en cuanto se fijen las fechas del viaje. Además, asegúrate de que tus documentos de identidad son válidos. Deben estar en orden durante su estancia.

Para obtener información práctica y de última hora sobre el país que vas a visitar, el Ministerio de Asuntos Exteriores ofrece información útil en la sección «Recomendaciones de viaje». (https://www.exteriores.gob.es/es/ServiciosAlCiudadano/Paginas/Recomendaciones-de-viaje.aspx)

Ir a lo seguro

No olvides viajar con copias de tus documentos de identidad en caso de pérdida o robo, así como con copias de los documentos específicos de tu estancia. Al reservar alojamiento, vuelos o transporte, pide siempre una confirmación por escrito. Anota también las direcciones y los números de teléfono de tus futuros contactos.

Si es posible, intenta viajar ligero para evitar perder tu equipaje, lo que naturalmente aumentaría tu estrés. Una maleta de mano ligera será suficiente, sobre todo si el hotel en el que te alojas dispone de tintorería. En su interior puedes colocar una o dos mudas de ropa sobria, un ordenador reservado para el viaje y que no contenga datos importantes, el dossier con las reservas y los documentos esenciales para su estancia, y la moneda local.

Guarda de antemano en una memoria USB tu presentación profesional y los documentos que vas a compartir con tus contactos locales.

Cuida tu salud

Antes de partir, actualiza tus vacunas e infórmate de las recomendaciones sanitarias.

Adapta tus salidas y citas al fenómeno del jetlag. Tómate un tiempo para relajarte y desconectar antes de empezar tus reuniones de trabajo. Los tapones para los oídos o las máscaras para dormir son esenciales.

Por último, entre reunión y reunión, date tiempo para descansar, relajarte o hacer una visita guiada a la ciudad donde te alojas. Esto te permitirá recargar las pilas antes de una nueva reunión.

Ocúpate de los detalles logísticos

Antes de salir, haz una lista de control para no perder de vista tu viaje. Recuerda que debes prever una vestimenta específica en función del programa de tu estancia (reunión, gala, encuentro de negocios, etc.) y del tiempo.

Planifica tus viajes con antelación. Cuando llegues al aeropuerto, pide que te recojan para que te lleven al hotel sin problemas. En cuanto al alojamiento, elígelo en función de su ubicación geográfica para que esté bien situado para llegar a tiempo a tus citas. Comprueba también las opciones que ofrece el edificio que puedas necesitar (lavandería, red wifi/4G,…).

No olvides tu adaptador, sin el cual será difícil utilizar tu ordenador o teléfono móvil en el lugar. Ten en cuenta también la vida útil de cada uno de tus dispositivos, no olvides cargarlos o llevar los dispositivos de recarga adecuados.

Organízate

Antes de salir, haz un plan para tu viaje. Conoce las costumbres locales, los códigos de vestimenta, los gestos y los saludos. No hable de asuntos personales con sus interlocutores cuando esté allí. Aprenda también algunas expresiones que te serán útiles durante su estancia, sobre todo si el país no es de habla inglesa ni española. Haz imprimir nuevas tarjetas de visita según el idioma de tus contactos y no dudes en llevar más.

Durante tu ausencia, delegue sus expedientes en sus colegas más cercanos. Establece también correos electrónicos automáticos de ausencia con la dirección numérica y el número de teléfono de la persona a contactar en caso de emergencia.

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