Travel Manager: 7 consejos para gestionar viajes corporativos

Sé de tu trabajo y todo lo que conlleva. Por ello, te escribo una serie de consejos para facilitar la gestión diaria de los viajes de tu empresa, con el fin de que puedas a ser más eficientes en tu terreno.

Un profesional experto en la gestión de los viajes de empresas debe de utilizar todas sus armas para optimizar dichos viajes, ahorrando mayor tiempo, optimizando presupuestos y el número de viajeros, realizando negociaciones más beneficiosas, políticas de viajes más claras y por su puesto brindando una de las mejores experiencias de viajes, entre otras de las funciones que engloban el especial trabajo de un travel manager.

Por eso queremos mostrarte una serie de consejos que pueden hacer tu trabajo más óptimo y sobre todo tu tiempo que dedicas a él.

Cada empleado viajero tiene una misión que cumplir cuando viaja por negocios, es importante que nos enfoquemos en la consecución del objetivo que se persigue en el viaje de negocios y en hacerlo de la forma más eficiente y para ellos no podemos desviar nuestra atención.

1. Ahorro de tiempo para un Travel Manager: los empleados pueden realizar sus reservas por ti.

Todo el proceso de reservas de viajes tiene que estar bien gestionado, de la mejor forma para el viajero, para que este sienta la comodidad y confianza suficiente en su viaje y de esta forma cumplir con su propósito de la manera más exitosa.  Y qué mejor que un travel manager pueda ahorrar tiempo en esta tarea delegándola a los mismos empleados.

Sí, los empleados viajeros pueden realizar ellos mismos las reservas pertinentes de su viaje con la mayor flexibilidad y cumpliendo las políticas de viajes creadas por la empresa de forma automática. Además, Vyootrip en su plataforma gestiona un perfil de viajero para realizar cualquier tipo de reserva en cuestión de segundos. El viajero no se sentirá solo en esta tarea ya que dispone de una asistencia 360º para cualquier problema.

Es oportuno optimizar tareas y en el oficio de un travel manager dedicar tiempo a otros aspectos que lo requieran más.

2. Puedes implementar políticas de viajes personalizadas con supervisión inmediata.

Levar a cabo una empresa implica tener gastos desde el minuto 0, y en los viajes de negocios no iba a ser menos. Desde su inicio y gestión ya se debe incurrir en una serie de gastos que deben ser controlados,

Para las empresas que cuenten con un gran número de viajeros es necesario establecer una política de viajes, donde se establezcan los precios máximos fijados y los criterios que se permiten. Los viajeros que emprendan sus viajes deberán hacerlo bajo una serie de medidas y normas que la empresa impone previamente. Dentro de estas medidas no puede faltar unas normas necesarias para garantizar la seguridad y tranquilidad de los trabajadores.

Al realizar las normas, puedes optar por ofrecer flexibilidad a los trabajadores, enumerando los posibles gastos indicando el presupuesto previsto y las soluciones que se pueden dar (medios de transporte, lugar de alojamiento, etc.) de esta forma el trabajador tomará las mejores decisiones sobre sus gastos. Las normas deben estar adaptadas a la situación, es decir, a la frecuencia con la que se viaja, los destinos más habituales y los medios de transporte más eficaces, para que así se puedan cumplir los objetivos previamente fijados.

Gracias a las nuevas tecnologías podemos contar con herramientas adaptadas para centralizar y automatizar las tareas en los viajes de negocios. A la hora de poner en marcha nuestra política de viajes todo es mucho más sencillo de organizar a través de una plataforma digital donde se defina claramente quién viaja, cuándo, en qué condiciones y a qué precio, construyendo una fuente valiosa de información y control para un travel manager.

Se pueden realizar políticas de viajes personalizadas, automatizando los procesos de reserva para ofrecer autonomía a los viajeros sin llegar a exceder los gastos. Estos viajeros podrán realizar sus reservas cumpliendo las políticas de la empresa de manera automática, sin tener que revisarlas, ni esperar respuestas, solo si tú lo decides así, ya que puedes decidir si los viajeros pueden hacer sus reservas o si requieren de aprobación, gracias a un flujo de aprobaciones.

3. Gestiona tu equipo.

El éxito en los viajes de negocios es también determinado por la gestión del equipo de trabajo. Un gestor de viajes tendrá que gestionar a su equipo para que cada uno de los integrantes tengan claras sus funciones y misiones dentro del viaje y con ellos conseguir mejorar la eficiencia. Los trabajores viajeros deben estar coordinados entre ellos y con la empresa, además una buena comunicación entre ellos, traerá consigo un ambiente de trabajo adecuado.

La gestión de un equipo de trabajo es más llevadera con la ayuda de un portal web donde se contenga toda la información necesaria para tener el control del equipo, y esto no es todo, si no que se puede conseguir una mayor organización con la creación de grupos o departamentos con los viajeros de tu empresa y de esta forma acceder en tiempo real a cada una de sus acciones.

Con ello tendrás toda la información muy organizada, sin pérdida de datos y supervisada, lo que te hará ahorrar tiempo en la búsqueda de datos y ser más eficiente.

4. Controla los gastos de manera simplificada y organizada en un mismo lugar.

Sabemos que realizar viajes de negocios lleva a cabo un sinfín de facturas de todos los contratos en reservas, y todos los gastos que tienen lugar durante el viaje y que tendrá que hacerse cargo la empresa. Todos los gastos en los que incurra la empresa deben estar documentados en facturas, para que de este modo la empresa no pierda dinero. Al final llegamos a tener una cantidad importante de papeleo, desorganizado y sin control supervisado.

Para facilitar tu trabajo, ¿no sería más sencillo tener una factura única al final de cada mes? Puedes olvidarte de tener que estar buscando en diferentes archivos los viajes que se han realizado. Es mucho más sencillo contar con un único Word o PDF donde se engloben todos los viajes realizados, y con una plataforma digital esto es posible. Cuando cuentas con herramientas digitalizadas como Travel Relationship Management obtienes información real de los viajes de tu empresa y de forma sencilla para tomar las mejores decisiones, también estos informes pueden ser personalizados por viajeros, departamentos o cualquier criterio. Por último, se gana tiempo y control accediendo a los gastos de los viajeros en un solo clic.

Hoy en día, si cuentas con la información digitalizada, no perderás el tiempo trabajando con multitud de papeles y se evitarán errores innecesarios.

5. Proporciona asesoramiento de manera instantánea a los viajeros de tu empresa.

Cada uno de los empleados que se desplazan de un destino a otro es para conseguir supervivencia y éxito a la empresa, este viajero tiene que emprender ciertas acciones que condicionarán el éxito en sus negociaciones.

Antes, durante y después de cada viaje surgen numerosas dudas en la mente del viajero y más aún si el destino no es conocido para este, ¿el hotel en el que me hospedo cuenta con todos los servicios que requiero? ¿Cuánto es el importe que debo gastar en mis comidas? ¿Cómo puedo cambiar mi billete de tren para uno más tarde? ¿Qué línea de bus/coche tengo que coger para transportarme?

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La mayoría de las preguntas que tiene el viajero durante su viaje deben ser resueltas lo más rápido posible o de manera inmediata, por eso es oportuno contar con una asistencia 24/7 especial para cada viajero, para que sus inquietudes y dudas no supongan un fallo en sus objetivos de negocios.

Y no es suficiente con tener una atención disponible las máximas horas posibles, sino que esta atención prestada sea de calidad, cómoda, eficiente y fácil para los clientes. La asistencia debe ser prestada por varios canales como chat, WhatsApp, email y teléfono. De esta forma el viajero puede tener un amplio abanico y elegir la opción que le resulte más cómoda y rápida.

Se trata de estar con nuestro viajero, cada vez que lo necesite y de la forma en la que necesite, y con la ayuda de Vyootrip puedes hacerlo, aportando una solución cómoda para ti y no un problema y pérdida de tiempo más.

6. Ten bajo control tendencias en viajes para aportar ventajas a tu empresa.

Cuando se trata de viajes de negocios, debemos estar atentos a todo lo que suceda en el lugar de destino al que nos dirigimos y a las nuevas tendencias en viajes de negocios, para llegar con ventaja.

Debes conocer las tendencias que están determinando el presente de los viajes de negocios como los viajes Bleisure (viajes que combinan elementos de negocio y ocio), la necesidad de personalización de los viajeros de negocios, la economía compartida para los viajes de negocios, etc. Cuando conoces las nuevas tendencias y las desarrollas, consigues adelantar a la competencia y hacer prosperar tu empresa.

Con el portal de información Localsfy de Vyootrip puedes conocer todos los acontecimientos globales que afectan a los viajes. Este portal de ayuda e información se dirige a los viajeros más frecuentes, a las agencias de viajes y a las empresas. Se facilita información en tiempo real de las fuentes institucionales, guías, recursos y consejos, para viajar con la mayor seguridad. Además, de este portal también se ofrece una asistencia personalizada, atendiendo a todas las dudas que se puedan dar en los viajes actuales o futuros.

7. Empieza con un Software de gestión de viajes.

Para concluir el mejor consejo que te podemos aportar es contar con un software de gestión de viajes para empresas.

Actualmente gracias a la tecnología avanzada tenemos a nuestra disposición numerosos software que facilitan nuestro trabajo. En la gestión de los viajes para empresas nos ayudaría a gestionar y automatizar la planificación, las reservas obteniendo mejores tarifas, los gastos que engloba todo el proceso de viajes de empresas, ayudan a administrar los presupuestos de los viajes y con un exhaustivo control y seguimiento de los gastos de los empleados.

En la gestión de los viajes de negocios podemos contar con diferentes software para cada desempeño o un software que contenga todo lo que hemos mencionado en este artículo, es decir, la reserva en línea, el cumplimiento de las políticas de viajes, seguimiento de gastos en viajes y análisis y recepción de facturas, todo en uno.

Como Software para gestionar reservas podemos mencionarte Vyootrip, una solución con la que podrás gestionar viajes de empresas a través de tecnología inteligente.

Aporta una solución para todo el equipo simplificando la reserva de los viajes, a los viajeros les proporciona autonomía para reservar todo en un mismo sitio y con una asistencia de 360º con la participación de un asistente personal disponible 24 horas y contando con toda la información para tu destino con Localsfy para una mayor confianza y comodidad al viajar. Para los gestores ahorro en tiempo reduciendo las tareas de la gestión de reservas y para los financieros el control total de los gastos de viajes obteniendo todo tipo de datos de reservas en hoteles y transporte optimizando dichos gastos.

Un software todo en uno ayuda a liberarte de un descontrol de papeles, de gastos y de tiempo. Puede optimizar tus tareas y no perder la vista de todo lo que supone un viaje de negocios.

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