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Conseguir aumentar la eficiencia de los trabajadores o empleados es uno de los mayores retos para cualquier empresario o gestor.
La eficiencia de los empleados se refiere a la capacidad de un empleado de usar lo mejor posible sus recursos para conseguir sus objetivos. La eficiencia depende de varios factores como la motivación, las habilidades, los conocimientos, la experiencia, etc.
Haciendo que su personal haga las cosas correctas de la manera adecuada se puede producir más con los mismos recursos. En otras palabras, trabajar de forma eficiente conducirá inevitablemente a un mejor resultado empresarial con menores costes.
Ahora bien, si usted dirige una empresa sabe lo difícil que puede ser conseguir una alta eficiencia de los empleados. La verdad es que dirigir un equipo de personas con puntos de vista y temperamentos diferentes es imposible sin que se produzcan choques y falta de comunicación.
Por lo tanto, conseguir que todo el mundo esté en sintonía haciendo que su personal trabaje de forma eficiente no es un paseo.
Eficiencia no es lo mismo que eficacia
Cuando se desarrollan estrategias para mejorar una organización, los responsables de la toma de decisiones suelen discutir la importancia de la eficacia y la eficiencia de los trabajadores. Aunque estos términos suelen utilizarse indistintamente, no tienen el mismo significado. Veamos la diferencia en la forma de definir cada palabra.
- Eficacia: Grado de éxito de una persona en la consecución de un resultado deseado.
- Eficiencia: La capacidad de evitar el desperdicio de recursos como el dinero o el trabajo para lograr el resultado deseado.
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En el lugar de trabajo, un trabajador eficiente completa una tarea con rapidez y precisión. Un trabajador eficaz consigue resultados de alto nivel.
La eficacia es el nivel de resultado de las acciones de los trabajadores y de la dirección. La eficacia suele evaluarse mediante revisiones anuales del rendimiento que utilizan indicadores clave de rendimiento para medir el éxito individual.
Si un empleado no se asegura de trabajar a diario para priorizar las tareas importantes, utilizar los mejores recursos y minimizar el despilfarro, no es eficiente, lo que merma su capacidad de ser eficaz.
Por lo tanto, es esencial centrarse en la máxima eficiencia en el lugar de trabajo para que la organización en su conjunto sea eficaz en la consecución de sus objetivos operativos.
Los tipos de eficacia de los empleados que las organizaciones tratan de mejorar incluyen
- Productividad laboral: La productividad laboral se mide por el nivel de producción por hora, por semana, por mes o por año.
- Eficiencia operativa: La eficiencia de los procesos empresariales clave, como la entrega de un producto o la conversión de materias primas en un artículo vendible.
- Eficiencia del proceso: Medida utilizada para calibrar el coste y la velocidad de cada proceso de flujo de trabajo. Por ejemplo, el análisis de la entrega de productos a los clientes.
- Eficiencia financiera: La eficiencia financiera coincide con la eficacia de los empleados porque es una medida de los costes incurridos frente a los ingresos generados. Si los trabajadores no son eficientes a la hora de maximizar los recursos, la empresa puede perder dinero.
Consejos para aumentar la eficiencia
1. Equilibrar cantidad y calidad
La eficiencia de la calidad se refiere al número de productos producidos en un horario. La eficiencia mide la calidad de los productos producidos.
Los empleados y directivos que trabajan de forma eficiente producirán mejores resultados. Por ejemplo, un reclutador de RRHH eficaz encontrará más reclutas de alta calidad con una tasa de rotación más baja que un reclutador de RRHH ineficaz.
Las empresas deben asegurarse de que los empleados equilibren la calidad y la cantidad. La eficiencia no consiste en hacer el mayor número posible de tareas. Se trata de realizar el mayor número de tareas sin perder calidad.
Las organizaciones deben encontrar un equilibrio entre ambos. La asignación adecuada de recursos, el uso de indicadores de rendimiento para controlar el desempeño de los empleados y la medición de la calidad de los resultados contribuirán a aumentar la eficiencia y, en última instancia, la eficacia.
2. Delegar
Aunque este consejo puede parecer el más obvio, a menudo es el más difícil de poner en práctica. Lo entendemos: su empresa es su bebé, por lo que quiere tener una participación directa en todo lo que sucede en ella. Aunque no hay nada malo en dar prioridad a la calidad (al fin y al cabo, es lo que hace que una empresa tenga éxito), revisar cada pequeño detalle tú mismo en lugar de delegar puede hacer perder el valioso tiempo de todos.
En su lugar, asigne responsabilidades a empleados cualificados y confíe en que realizarán bien las tareas. Esto da a sus empleados la oportunidad de adquirir habilidades y experiencia de liderazgo que, en última instancia, beneficiarán a su empresa. Los contrato por una razón, ahora dales la oportunidad de demostrar que tienen razón.
3. Centrarse en las estrategias de ahorro de tiempo
Los trabajadores eficientes completan sus proyectos en un periodo de tiempo más corto que los ineficientes. Aplicar estrategias de gestión del tiempo y de los proyectos es esencial para lograr un resultado eficaz. Algunas estrategias de gestión del tiempo son:
- Utilizar las listas de tareas para priorizar los proyectos.
- Centrarse en proyectos de alto valor en lugar de proyectos de menor valor
- Reducir al mínimo las interrupciones, charlas u otras comunicaciones innecesarias
- Disponer de recursos para realizar las tareas
- Escuchar las opiniones de los empleados para determinar dónde se producen los cuellos de botella
- Utilizar un dispositivo de seguimiento del tiempo para analizar la productividad y responsabilizar a los empleados del tiempo empleado
- Crear una política que promueva y evalúe la organización de los empleados
- Garantizar que RRHH mide regularmente la productividad de los empleados
Las empresas también pueden aprovechar las nuevas tecnologías que ahorran tiempo y recursos. Entre ellos se encuentran los dispositivos de seguimiento del tiempo, las soluciones de inteligencia empresarial como los cuadros de mando, los sistemas de mensajería instantánea u otros sistemas y software automatizados.
Concéntrese en las tareas que consumen más tiempo y luego busque posibles soluciones de software para aumentar la productividad en el lugar de trabajo.
4. Adecuar las tareas a las habilidades
Conocer las habilidades y estilos de comportamiento de sus empleados es esencial para maximizar la eficiencia. Por ejemplo, una persona extrovertida, creativa y que piensa de forma innovadora es probablemente una gran persona para presentar ideas a los clientes. Sin embargo, podría tener problemas si se le encomienda una tarea más intensiva en normas y orientada al detalle.
Pedir a sus empleados que sean excelentes en todo no es eficiente. En su lugar, antes de asignar una tarea a un empleado, pregúntese: ¿es esta la persona más adecuada para realizar esta tarea? Si no es así, busque a otra persona cuyas habilidades y estilos se ajusten a sus necesidades.
5. Utilizar buenas prácticas de contratación y realizar revisiones del rendimiento
Asegúrese de medir la productividad de los empleados con regularidad para mantener una plantilla eficiente y eficaz. Las empresas deben llevar a cabo revisiones de rendimiento semestrales o anuales que midan la eficiencia y la eficacia utilizando indicadores clave de rendimiento específicos. Estos indicadores deben discutirse con el trabajador el primer día de trabajo.
La aplicación de prácticas de contratación eficaces también es fundamental para mantener una plantilla de calidad. El departamento de RRHH debe tener parámetros que le obliguen a buscar a los mejores candidatos con un alto nivel de trayectoria en otros puestos.
Póngase en contacto con las referencias, utilice pruebas de contratación y realice comprobaciones de antecedentes para descartar a los candidatos que más tarde puedan resultar una pérdida de tiempo y de recursos para la empresa.
6. Comunicar con eficacia
Todo directivo sabe que la comunicación es la clave de una plantilla productiva. La tecnología nos ha permitido ponernos en contacto con los demás con sólo pulsar un botón (o deberíamos decir, tocar una pantalla táctil). Naturalmente, esto significa que los métodos de comunicación actuales son lo más eficientes posible, ¿verdad? No necesariamente. Un estudio de McKinsey reveló que los correos electrónicos pueden ocupar casi el 28% del tiempo de un empleado. De hecho, el correo electrónico se reveló como la segunda actividad que más tiempo consume a los trabajadores (después de sus tareas específicas).
En lugar de confiar únicamente en el correo electrónico, prueba las herramientas de redes sociales (como Slack o Teams) diseñadas para una comunicación en equipo aún más rápida. También puedes animar a tus empleados a adoptar de vez en cuando una forma de contacto más anticuada… la comunicación de voz a voz. Tener una reunión rápida o una llamada telefónica puede resolver un asunto que podría haber llevado horas de correos electrónicos de ida y vuelta.
- Bloquee el tiempo sólo para los correos electrónicos. Indique a sus empleados que seleccionen una franja horaria cada día en la que se ocuparán de los correos electrónicos, y cúmplala: realice todas las comunicaciones por correo electrónico durante la hora posterior al almuerzo o la hora anterior a la salida del trabajo.
- Los correos electrónicos deben ser breves y precisos. Instruya a sus empleados para que sean educados, así como precisos con sus preguntas y directos con sus respuestas cuando escriban un correo electrónico.
- Absténgase de enviar correos electrónicos a sus empleados en mitad de la noche. Estos correos electrónicos a altas horas de la noche pueden estresar a sus empleados, aumentar sus niveles de ansiedad y disminuir sus posibilidades de rendir bien en el trabajo mañana por la mañana.
7. Optimice las reuniones
Los empleados dedican casi 87 horas al mes a diversas reuniones, lo que supone una pérdida de 37.000 millones de dólares al año, ya que muchas reuniones se convierten en discusiones improductivas.
- En su lugar, envíe un correo electrónico. El correo electrónico es un medio de comunicación más rápido y preciso, así que, en lugar de celebrar innumerables reuniones, envíe un correo electrónico en grupo durante la hora bloqueada dedicada a los correos electrónicos.
- Reduce el número de reuniones por día/semana/mes. Celebre sólo las reuniones esenciales.
- Reduzca el número de plataformas de reunión. Algunos empleados pueden ser vitales para sus reuniones, pero otros que no lo son no deberían estar obligados a asistir siempre. En su lugar, la solución más productiva es que sigan con su línea de trabajo habitual.
- Reduzca el tiempo dedicado a cada reunión. 15-20 minutos por reunión son suficientes para cubrir los puntos más importantes.
8. Proporcionar una mejor formación a los empleados
Si hay una plantilla llena de empleados ineficaces, el problema empieza en la cima. La falta de materiales de formación, la falta de recursos e información disponibles y las escasas habilidades de comunicación conducirán a una mano de obra ineficiente e ineficaz.
Aumente la productividad de los empleados colaborando con el departamento de RRHH para garantizar que todas las políticas, procedimientos y documentos de formación están actualizados y disponibles para su acceso instantáneo.
El uso de una solución de inteligencia empresarial de gestión del conocimiento también es esencial para informar y formar a los trabajadores. Proporcionar un sistema de fácil acceso en el que los usuarios puedan responder a sus preguntas y encontrar información para compartir con otros.
Esto mejorará la comunicación entre los empleados y hará que los trabajadores sean responsables de sus errores. Asegúrese de que existe una formación adecuada para cualquier nueva solución de inteligencia empresarial, a fin de evitar incidentes o errores de comunicación más adelante.
La formación y el desarrollo ayudan a mejorar los conocimientos de los empleados y, por extensión, su rendimiento laboral.
- Utilice software especializado. Los programas de gestión del aprendizaje, como Lynda o TalentLMS, ofrecen varios cursos útiles que ayudan a los empleados a ampliar sus antiguos conocimientos y a aprender otros nuevos. También ofrecen análisis y estadísticas, para que pueda seguir el progreso de sus empleados.
- Ofrezca formación práctica. Este tipo de formación permite a los empleados probar la eficacia de ciertas tareas de formación, dándoles la oportunidad de probarlas mientras las aprenden.
- Permita que los empleados aprendan a su propio ritmo. Apresurarse en los temas complicados no permitirá que los nuevos conocimientos se afiancen, ni que los empleados pongan a prueba sus nuevas habilidades. Es mejor dejar a los empleados tiempo para procesar su formación o aprender a su propio ritmo.
9. Mantenga los objetivos claros y centrados
No se puede esperar que los empleados sean eficientes si no tienen un objetivo concreto al que aspirar. Si un objetivo no está claramente definido y es realmente alcanzable, los empleados serán menos productivos. Por eso, procure que las tareas de los empleados sean lo más claras y concretas posible. Hágales saber exactamente lo que espera de ellos y dígales específicamente el impacto que tendrá esta asignación.
Una forma de hacerlo es asegurarse de que sus objetivos son «SMART», es decir, específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos. Antes de asignar una tarea a un empleado, pregúntese si se ajusta a cada uno de estos requisitos. Si no es así, pregúntese cómo puede ajustarse la tarea para ayudar a sus trabajadores a mantenerse concentrados y eficientes.
10. Recorte el exceso
Si es posible, intente no dar a los empleados tareas pequeñas e innecesarias cuando están centrados en un objetivo mayor. Eche un vistazo a la rutina del equipo y vea si hay algo que pueda recortar para que los empleados tengan más tiempo para centrarse en las tareas de mayor prioridad.
Por ejemplo, si los empleados piden que escriban informes diarios para sus supervisores, pero éstos no suelen tener tiempo para leerlos, considere la posibilidad de recortar el requisito del recuento de palabras. Hacer algo simplemente como una formalidad es perder un tiempo valioso que podría ser utilizado para cumplir con los objetivos que realmente ayudan a su empresa.
11. Dar feedback a los demás
No hay esperanza de aumentar la eficiencia de los empleados si no saben que están siendo ineficientes en primer lugar. Por eso son esenciales las revisiones de rendimiento: mida el rendimiento de sus empleados y, a continuación, celebre reuniones individuales para hacerles saber en qué aspectos están destacando y en qué áreas deben trabajar.
Aumentar la eficiencia de los empleados no consiste únicamente en lo que pueden hacer mejor: parte de la responsabilidad también recae en usted. Pero, al igual que sus empleados, usted no es adivino. Así que después de revisar a sus empleados, pregúnteles qué podría hacer para ayudarles a mejorar. Tal vez les gustaría recibir un poco más de orientación en ciertas tareas, o preferirían un poco más de espacio para la libertad creativa. Pedir feedback no solo te da formas claras e inmediatas de ayudar a tus empleados a mejorar, sino que también fomenta una cultura de diálogo abierto que permitirá un desarrollo continuo a lo largo del tiempo.
Métodos y técnicas de trabajo para aumentar la eficiencia
1. Ley de Pareto
La primera herramienta esencial para ir al grano de forma rápida y sencilla es la Ley de Pareto. O, si no está familiarizado con el principio de Pareto, quizá haya oído hablar de la ley del 80/20.
La regla es sencilla: aproximadamente el 80% de los efectos son producto del 20% de las causas. Por ejemplo, el 80% de la facturación de una empresa proviene del 20% de sus clientes, o el 80% de los resultados que conseguimos provienen del 20% de nuestro trabajo (únicamente).
Nacido de las observaciones empíricas del economista Vilfredo Pareto y del experto en calidad Joseph Moses Juran, que difundió esta noción en 1954, el principio (o ley) de Pareto es una herramienta de análisis que recomienda separar los elementos en dos partes: los problemas vitales y otros considerados más secundarios.
En términos de gestión o de pensamiento estratégico, esta herramienta puede ayudarle realmente a analizar una situación y, naturalmente, a mejorar su eficacia profesional.
En el contexto de una estrategia empresarial, por ejemplo, la Ley de Pareto puede utilizarse como una herramienta relevante para orientar las acciones que serán más eficaces. O, a la hora de crear una empresa, puede ayudarte a elaborar tu plan de negocio yendo al grano.
He aquí algunas situaciones muy diferentes en las que se puede aplicar la ley de Pareto:
- Estrategia: definir una nueva gama de productos, objetivos de ventas, desarrollar una visión estratégica, elegir las tareas más importantes, etc.
- Gestión: de las existencias (para evitar la escasez), de los puntos fuertes de la empresa, etc.
- Recursos humanos: gestión de equipos, gestión de competencias, desarrollo, etc.
- Organización: priorización de las tareas a realizar, búsqueda de las causas de un problema, búsqueda de soluciones, etc.
Para hacerlo correctamente, hay que identificar el problema que hay que analizar, reunir todos los datos útiles sobre el tema, clasificarlos en diferentes categorías y hacer un balance de la urgencia o importancia de las tareas que hay que realizar.
La representación gráfica de los resultados obtenidos, presentada en forma de diagrama de Pareto, permite al gestor separar las tareas que consumen más tiempo de las que consumen menos. Como resultado, puede decidir modificar su horario, delegar tareas a sus compañeros u organizar el día de forma diferente (¿por qué no empezar el día abordando el 20% de las tareas esenciales que producen el 80% de sus resultados?)
La Ley de Pareto es una herramienta de análisis potente y fácil de usar que le ayuda a priorizar las tareas. Así, su capacidad para llegar al fondo de la cuestión le permitirá ganar en eficiencia y eficacia profesional.
2. La rueda Deming
Un método de gestión de la calidad, la famosa «rueda de Deming», popularizada por William Edwards Deming, también se conoce como ciclo de Shewhart.
Es una mnemotecnia que permite identificar fácilmente los 4 pasos a seguir sucesivamente para una mejor planificación y organización del trabajo.
También se denomina método PDCA:
- Planificar = planificar (o preparar el trabajo a realizar); esta parte se desarrolla en tres etapas: identificar el problema a resolver, buscar las causas (por ejemplo con la ayuda de un diagrama de Pareto) y, por último, encontrar soluciones sobre la base de un pliego de condiciones y un calendario de trabajo.
- Do = hacer; se trata de la fase de desarrollo (a menudo después de una fase de prueba), la implementación.
- Comprobar = verificar, comprobar; analizar los resultados y asegurar la eficacia de la solución aplicada o tomar conciencia de las dificultades que hay que entender.
- Actuar (o Ajustar para evitar la confusión con la etapa Hacer) = pasar a la acción; validar el cambio estudiado y aplicarlo o volver a empezar el ciclo en la primera etapa para redefinir el proceso si es necesario.
El concepto de la rueda es que el bucle está cerrado. Así, se vuelve al primer paso hasta alcanzar el objetivo final. Para evitar el estancamiento o la regresión, se inicia una nueva planificación y la rueda avanza un cuarto de vuelta con cada nuevo ciclo. Si hay un calzo bajo la rueda, es para evitar que vuelva a bajar (evitar que vaya hacia atrás, gracias a las auditorías regulares, por ejemplo) y para acumular la experiencia adquirida.
Hoy en día, algunos especialistas están cambiando el concepto por el de OPDCA: añadiendo una «O» de «Observar» al principio del ciclo, porque es necesario observar bien antes de establecer cualquier plan de acción.
3. El método Smart
El método SMART es esencial para mejorar la eficacia en el trabajo: consiste en formular los objetivos de la forma más clara y sencilla posible para que tengan las mayores posibilidades de ser alcanzados.
Estos deben ser SMART, un acrónimo que toma la primera letra de las siguientes palabras: Específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración determinada. SMART significa «inteligente» y se presenta de la siguiente manera: Específicos, medibles, alcanzables, relevantes y programados.
En concreto, SMART significa que los objetivos deben ser:
- Específicos (o simples): por ejemplo, para desarrollar las ventas de una gama de productos en un nuevo segmento. La especificidad garantiza que los objetivos sean positivos, claros y fáciles de entender. Si un objetivo es demasiado complejo, divídelo en varios.
- Medible: aumentar las ventas en un 30%. Basados en indicadores cuantitativos o cualitativos predefinidos, los objetivos deben ser claramente medibles.
- Alcanzable (o ambicioso): por ejemplo, +15% en el año 1, +12% en el año 2 y +10% en el año 3. Los objetivos deben establecerse por etapas y ser compartidos por quienes deberán alcanzarlos; ésta es la base de la gestión (escuchar, convencer y firmar un pacto de objetivos con los compañeros).
- Realista: por ejemplo, reforzando la acción comercial sobre el terreno mediante el marketing operativo y las ofertas promocionales. Un objetivo es realista si se le dan los medios para alcanzar sus ambiciones, en el sentido de Relevante.
- Temporal (o limitada en el tiempo): por ejemplo, tres años, con objetivos fijados en fechas intermedias. Fijar un objetivo en el tiempo significa darse un plazo para el objetivo final. Sin un límite de tiempo, los equipos serán incapaces de medir y valorar su esfuerzo, lo que podría conducir a la desmotivación.
En las empresas, demasiados objetivos son poco claros: o bien no están vinculados a indicadores de resultados que permitan su seguimiento, o bien no son realistas ni siquiera alcanzables, o bien no se controla el presupuesto que permitiría alcanzarlos. La aplicación del método SMART evita la desmotivación de los empleados y refuerza su sensación de control.
4. La técnica Pomodoro
Desarrollada por Francesco Cirillo en los años 80, la técnica Pomodoro es una solución de gestión del tiempo. Consiste en dividir la jornada en periodos de trabajo cronometrados. En homenaje al reloj de cocina que su fundador utilizó para perfeccionar su método, su nombre significa «tomate» en italiano.
¿Cómo se planifica el tiempo? Esta técnica es sencilla de aplicar y muy eficaz en términos de productividad.
Su estructura básica es la siguiente:
- Elija una tarea para llevar a cabo.
- Poner el temporizador Pomodoro (o la alarma del teléfono).
- Trabaja durante 25 minutos en un Pomodoro.
- Cuando suene el temporizador, indique que ha completado este intervalo de trabajo.
- Después de cada sesión, haz un breve descanso (5 minutos).
- Después de la cuarta sesión, haz una pausa más larga (15-30 minutos).
- Reinicia el temporizador y repite el proceso.
Al principio te acostumbrarás a trabajar en intervalos de 25 minutos y desarrollarás tu capacidad de concentración. Aumentando estos intervalos a lo largo del tiempo, acabará por recorrer un ciclo de 60 a 90 minutos. Pero no te olvides de hacer descansos, y no te quedes quieto mucho tiempo, ¡muévete de vez en cuando!
En una época en la que las oficinas suelen organizarse en espacios abiertos, la técnica Pomodoro puede ayudarle a mejorar su espacio de trabajo y a motivar realmente a sus equipos ayudándoles a mantener la concentración. ¡Incluso puedes imaginar Pomodoros de grupo para mejorar colectivamente tu gestión del tiempo!
Aunque la técnica Pomodoro no es para todo el mundo, es una herramienta valiosa para alcanzar eficazmente pequeños objetivos. En términos prácticos, en tu trabajo, intenta asignar bloques de 25 minutos a las tareas más importantes a primera hora de la mañana para asegurarte de que gestionas bien tus prioridades. O bien, establece una sesión Pomodoro a la semana y bloquéala en tu agenda.
También hay aplicaciones que permiten hacer un seguimiento de los informes, indicadores y cuadros de mando, o limitar el uso de las redes sociales o bloquear las llamadas telefónicas, por ejemplo. Si te centras en la gestión de tu tiempo, maximizarás tu eficacia en el trabajo.
5. Método GTD
El método GTD es una de las técnicas de organización del trabajo más populares: si te sientes abrumado, paralizado por todas las tareas que tienes que hacer y no sabes por dónde empezar, despeja tu mente. Descargue sus pensamientos, proyectos o ideas y organícelos. Así podrá procesarlas de forma más eficiente y le ayudará a avanzar.
GTD son las siglas de «Getting Things Done«. Inventado por David Allen, este método permite ahorrar tiempo en el día a día, ya que permite captar mejor nuestro trabajo, organizarlo y determinar qué necesita su atención. Esta gestión del tiempo tiene como objetivo aumentar su productividad mejorando su flujo de trabajo.
Este método funciona de la siguiente manera:
Paso 1: la Bandeja de Entrada; captura todas las cosas que hay que hacer y así te quita la presión de la mente.
Paso 2: Determinar la naturaleza de lo recibido para saber qué hacer con él. ¿Es «accionable» (sabes qué acciones tomar para hacerlo) o no? Si es así, ¿se puede actuar inmediatamente o por etapas?
Una tarea que no es factible debe descartarse si no es pertinente o dejarse de lado con la esperanza de volver a ella más adelante, cuando la idea haya madurado.
Una tarea procesable debe ser tratada:
- Inmediatamente, si le lleva menos de 2 minutos.
- Delegado, si no eres la persona adecuada para hacerlo.
- O incluirlo en su lista de «cosas por hacer» según un calendario definido.
Siguiendo este camino, podrá ocuparse eficazmente de todas las cosas que debe hacer.
Para sacar el máximo partido al método GTD, aquí tienes 5 pilares que debes tener en cuenta:
Recoge: traslada lo que tienes en mente a la bandeja de entrada para descargarlo. De este modo, se alivia el estrés y la confusión.
Proceso: hacer que las cosas sean «accionables» para trabajar de forma eficiente.
Organizar: orquestar la secuencia de eventos por categoría y prioridad y establecer un plan de acción.
Revisión: El seguimiento es esencial para controlar el progreso de las tareas y ajustar la organización si es necesario.
Actuar: Ahora es el momento de ponerse a trabajar y abordar cada tarea una por una y avanzar.
Para optimizar su eficacia en el trabajo, no dude en confiar en un método que ha demostrado su eficacia, sin por ello modificar profundamente su funcionamiento diario.
6. Agrupación por lotes (Batching)
La agrupación es el arte de agrupar tareas similares para aumentar la productividad. A diferencia de la multitarea, que consiste en realizar varias tareas a la vez, el batching permite ganar en eficiencia.
Por ejemplo, en lugar de enviar los pedidos de sus clientes a medida que llegan, los agrupa y los envía todos al mismo tiempo.
Otro ejemplo: te das una hora al día (y sólo una) para responder a los comentarios que dejan los internautas en tus redes sociales en lugar de reaccionar en cuanto aparece un nuevo mensaje. Lo mismo ocurre con los correos electrónicos.
Dado que la dosificación es extraordinariamente eficaz para ahorrar tiempo y ser más productivo, debería poder organizarse con mayor facilidad y serenidad. Esto tiene tres ventajas:
- Planificación: al gestionar mejor tu agenda de trabajo diaria, eres más eficiente y estás menos estresado.
- Ahorro de tiempo: al agrupar las actividades, se reduce el tiempo necesario para iniciar una tarea.
- Libere su mente: la división en lotes reduce su carga mental.
La puesta por lotes requiere que estés totalmente concentrado en una actividad determinada. Puedes hacer descansos, pero evita las distracciones en la medida de lo posible. En función de las tareas a realizar, los «lotes» pueden llevarse a cabo una vez al día, una vez a la semana o una vez al mes. Es usted quien decide la naturaleza de las tareas, su urgencia y su importancia. Para una mayor eficacia en el trabajo, es aconsejable elaborar el programa del día siguiente cada noche (o el programa de la semana siguiente cada semana).
Herramientas digitales
Herramienta ideal para gestionar sus proyectos y distribuirlos a su equipo de forma visual. De un vistazo, puedes ver qué tareas están en curso, cuáles son urgentes y cuáles están terminadas, según los plazos. La planificación de tu tiempo y el de tu equipo es esencial para el éxito de tus proyectos: al ayudarte a delegar, mucho más que una lista de tareas, monday.com te permitirá ser más eficiente en el trabajo.
Todoist es «la mejor lista de tareas pendientes que existe» (según The Verge https://www.theverge.com) para planificar y organizar el trabajo de forma eficiente haciendo que los empleados colaboren en proyectos de todos los tamaños.
En el día a día, esta aplicación te ofrece una visión estratégica de todo lo que tienes que hacer. La versión gratuita ya es muy útil: creación rápida de listas de tareas y una barra de navegación con acceso directo a las tareas de hoy y a las de los próximos 7 días. Con un diseño limpio, Todoist es la herramienta ideal para gestionar las tareas que tienes que hacer.
Trello, una herramienta de colaboración diseñada para organizar las tareas, se ha consolidado como una de las principales herramientas de gestión de proyectos. Como aplicación web, Trello tiene muchas características y la versión gratuita de la herramienta es cómoda y potente. Utilizado por un gran número de empresas, es ideal para gestionar sus tareas y planificar su tiempo. Su objetivo es marcar las tareas y reducir su lista de tareas pendientes.
Se trata de la herramienta de Google por excelencia: gratuita y muy sencilla de utilizar, Google Keep es fácil de usar en un ordenador, un teléfono móvil o una tableta, y se sincroniza rápida y eficazmente en todos tus dispositivos. Esta aplicación para tomar notas ofrece una interfaz de notas post-it que le permite organizar sus tareas personales de forma intuitiva y ganar así en productividad.
Anteriormente conocida como Wunderlist, Microsoft To Do es la nueva herramienta completamente gratuita que te ayuda a concentrarte en tus actividades personales y profesionales.
Cree sus propias tareas o impórtelas desde Outlook con una sincronización perfecta. A continuación, puedes personalizar tus listas, compartirlas y asignar tareas a tus compañeros. No olvides utilizar las sugerencias inteligentes y personalizadas, como la codificación por colores o los recordatorios de plazos.
Con su interfaz limpia y eficiente, Any.do es una herramienta basada en la web para gestionar tareas y listas de tareas inteligentes.
Como la gestión de tu agenda de trabajo es esencial, Any.do te permite ordenar fácilmente todas tus listas de tareas. Haz que tu equipo colabore añadiendo notas o incluso archivos PDF, vídeos, grabaciones de audio, fotos, etc. Con Any.do, la productividad se convierte en una adicción
EasyNote es un software de gestión de tareas 100% gratuito. También es una herramienta de gestión de proyectos gracias al trabajo colaborativo y a una capacidad de almacenamiento de archivos de hasta 1 GB. Easynote es fácil de usar y no requiere conocimientos técnicos especiales.
En resumen, no es fácil controlar el tiempo de trabajo. Pero, como puede ver, hay soluciones para ayudarle a mantener el ritmo, ser más eficiente y ser siempre más productivo. Sea cual sea el método, elige el que consideres más eficaz para reducir el estrés y mejorar la calidad de tu trabajo. Saber gestionar tu tiempo, planificar y organizar tu jornada de la mejor manera posible son las claves de tu realización profesional.
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