5 ventajas de automatizar la gestión de los viajes de empresa

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Gestionar los viajes de negocios es una tarea complicada, que requiere mucho tiempo y esfuerzo. Algunas de estas tareas consisten en reservar hoteles, encontrar transporte hasta el destino y, por último, llevar un registro de los gastos de viaje.

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Todas estas tareas encaminadas a la gestión de los viajes corporativos se suelen llevar a cabo a través de una persona que representa la figura del «gestor de viajes», ya que es el encargado de organizar todo el proceso del viaje de negocios..

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Algunas de las tareas mencionadas anteriormente deben adaptarse a las políticas de la empresa. políticas de la empresa, por lo que todo el proceso hasta que se valida la operación requiere mucho tiempo. operación requiere mucho tiempo. El número de correos electrónicos que se producen entre el viajero y el gestor de viajes o «gestor de viajes» son demasiados.

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Además, otro aspecto a tener en cuenta a posteriori sería el control de los gastos de viaje, que se convierte en una tarea complicada de los gastos de viaje, que se convierte en una tarea complicada si tenemos que gestionar todas las diferentes tenemos que gestionar las diferentes facturas de todos los viajeros en cada viaje. cada viaje.

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Por lo tanto, todo este tiempo podría optimizarse si damos el siguiente paso: automatizar la gestión de los viajes corporativos. siguiente paso: automatizar la gestión de los viajes corporativos. Analicemos algunas de las ventajas que obtenemos con ello.

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1. Ahorro de recursos

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Todos los procesos implicados en la gestión de los viajes corporativos de una empresa son costosos, ya que requieren son costosos, ya que requieren diferentes tareas que ocupan gran parte de nuestro tiempo. diferentes tareas que ocupan gran parte de nuestro tiempo.

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Para el personal de RRHH de la empresa, estas tareas requieren mucho tiempo de gestión. requieren mucho tiempo de gestión. La elaboración de hojas de gastos es una tarea muy común es una tarea muy común en todas las empresas, que es necesaria para llevar un control de todos los posibles empleado para llevar un control de todos los posibles gastos del empleado desde el momento en que inicia su viaje. viaje.

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Si trabajas con una plataforma/app que automatice todo esto, los viajeros de tu los viajeros de tu empresa solo tendrán que seleccionar el destino y el el destino y hotel que más les interese dentro de las posibilidades de la empresa, ya que estarán estos dentro de las políticas internas de la empresa.

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2. Control de los gastos de viaje

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A la hora de contabilizar los gastos de viajes de empresa, existe cierta confusión debido a la cantidad de gastos y facturas la cantidad de gastos y facturas que se producen a lo largo del año. a lo largo del año.

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Muchas de las empresas que realizan viajes de empresa suelen utilizar tablas Excel u otros utilizan tablas Excel u otros programas, lo que conlleva más trabajo manual, lo que a su vez trabajo manual, lo que a su vez conlleva más tiempo dedicado a la tarea. tiempo dedicado a la tarea.

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Sin embargo, una de las principales ventajas de automatizar este proceso es la gestión de los viajes de empresa es que todos los administradores podrán disponer de informes automatizados generados automáticamente en tiempo real.

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El número de facturas producidas por los viajeros se reducirá a una sola, con el fin de ahorrar tiempo en este reducido a una sola, con el fin de ahorrar tiempo en este proceso.

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3. Minimizar los errores de gestión

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Como ya se ha mencionado, la gestión de los viajes de empresa requiere una serie de procesos, que son procesos, que suelen estar controlados por un equipo de personas. equipo.

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Esto suele dar lugar a diversos tipos de errores que provocan un retraso en el tiempo y un aumento de los costes para la empresa.

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Si automatizamos, podemos reducir el número de procesos para completar la gestión del completar la gestión del viaje de empresa. De esta forma, al reducir el número de procedimientos reduciremos el número de errores que podemos cometer. que podemos cometer.

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Por tanto, al estar todo automatizado a través de una plataforma, las posibilidades de error en la gestión del viaje de empresa se reducen al mínimo. se reducen al mínimo.

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4. Política de viajes

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‍‍Uno de los mayores problemas o contratiempos a la hora de gestionar un viaje de empresa un viaje de empresa es la aprobación de la política de viajes.

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La política de viajes es la base sobre la que se desarrollan los viajes de empresa. Es la norma que define cuánto presupuesto se destina al viaje, qué tipo de hotel es el adecuado, etc.

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El objetivo de establecer una política de viajes es regular todos los procesos relacionados con los procesos relacionados con la gestión de los viajes corporativos, garantizando el control sobre la actividad de los viajeros. el control sobre la actividad de los viajeros.

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Por ejemplo, si un viajero quiere hacer una reserva en un alojamiento, debe solicitar la aprobación de su alojamiento, debe solicitar la aprobación de su superior para que la reserva sea la reserva sea aprobada antes de que el empleado inicie su viaje.

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tipo de alojamiento, pago de dietas, etc., por lo que el viajero deberá tenerlas en cuenta a la hora de planificar su viaje de negocios. deberá tenerlas en cuenta a la hora de planificar su viaje de negocios.

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Partiendo de esta base, otro problema que suele plantearse a los gestores o supervisores de viajes de negocios es el fraude. gestores o supervisores de viajes de negocios es el fraude interno. fraude interno. Algunas prácticas habituales son facturas con importes que no se corresponden con los importes no se corresponden con los límites establecidos, gastos no relacionados con el trabajo, etc. gastos, etc.

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Todo ello conlleva una pérdida de tiempo innecesaria y un coste económico que podríamos optimizar si dispusiéramos de una herramienta adecuada para ello. para ello.

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5. Mayor autonomía para el viajero

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Para el viajero, todo este proceso de aprobación es engorroso y molesto, ya que requiere varios y molesto, ya que requiere varios trámites y tiempos de espera que podrían ahorrarse. podrían ahorrarse.

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Al automatizar la gestión de los viajes de negocios, todo será más sencillo y rápido para el empleado, ya que sólo tendrá que elegir su destino y alojamiento desde un único portal.

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Gracias a ello, se eliminarán los procesos de intermediación entre los administradores y ellos para entre los administradores y ellos para validar su viaje, ya que desde el mismo portal tendrás integradas todas las pólizas de viaje de la empresa, lo que te permitirá mayor libertad.

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De esta forma, en el momento en que el viajero vea una oferta de hotel que le parezca atractiva, podrá cogerla inmediatamente desde su smartphone, eliminando la oferta, podrá cogerla inmediatamente desde su smartphone, eliminando la posibilidad de perder esa oferta mientras solicita autorización.

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CÓMO AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE VIAJES CORPORATIVOS

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De esta forma, utilizar una gestión de viajes corporativos de empresa como VyooTrip te ayudará a optimizar tus recursos dentro de la empresa, evitando todos los posibles fraudes internos y ayudándote a tomar mejores estrategias, gracias a una mejor contabilidad de costes.

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Con esta herramienta podremos definir las políticas de viaje de nuestra empresa e implantarlas en todo el e implantarlas en todo el equipo a través de una única plataforma, de forma que cuando el viajero esté listo para iniciar su plataforma, de forma que cuando el viajero esté listo para iniciar su viaje, tendrá integradas todas estas políticas internas de viaje, tendrá integradas todas estas políticas internas y tendrá total libertad para definir su viaje desde su smartphone, sin necesidad de solicitar permiso al supervisor de viajes.

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En definitiva, automatizar la gestión de los viajes corporativos es clave para optimizar los procesos internos. clave para optimizar los procesos internos. Permite disponer de mayores recursos y, sobre todo, generar una ventaja frente a la competencia. frente a la competencia.

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