Consejos para redactar informe de un viaje de negocios

Un informe de un viaje de negocios puede ser una de las formas más simples con las que una empresa realiza un seguimiento de los detalles de dicho viaje. Gastos, responsabilidades, cumplimiento de objetivos, etc. Por ello, la realización de dichos informes cobra realmente importancia en empresas con muchos empleados a los que hay que hacer un seguimiento. Así como también lo puede ser para las pequeñas empresas que necesitan asegurarse de que los esfuerzos económicos invertidos realmente dan sus frutos.

Para el viajero, el realizar un informe de un viaje de negocios no tiene por qué ser malo. Ya que puede ser una herramienta que muestre su profesionalidad y lo valioso que es para la empresa que le emplea. Simplemente, acostúmbrate a redactarlos y se convertirá en algo natural.

Primeramente, empiece por llevar un pequeño bloc de notas, o una app que virtualice esta tarea en smartphone y pc, para cada viaje de negocios. Esto será una parte importante de la preparación para escribir un informe de viaje de negocios más adelante. Asegúrate de que sea uno que puedas llevar en el bolsillo o en el bolso. Lo importante es que puedas llevarlo contigo en todo momento. Acostúmbrate también a llevar un bolígrafo.

Es necesario anotar todo lo que se requiere como parte del informe de viaje. Aunque cada empresa tendrá diferentes peticiones. Por lo general, anota todos los gastos, incluso los inesperados. Esto debe hacerse incluso si todo se hace con la tarjeta de crédito de la empresa. Es posible que no pueda acceder a los archivos de la tarjeta de crédito mientras realiza el informe, por lo que es mejor estar demasiado preparado que no estarlo. Si los gastos personales están cubiertos, anótalos también.

También hay plataformas tecnológicas que pueden automatizarte esta tarea para registrar los gastos e informatizar el registro directamente.

Es conveniente que también registres el tiempo que pasas realmente trabajando (por ejemplo, en reuniones o comidas de negocios), el tiempo que pasaste en desplazamientos y el tiempo que pasaste haciendo otras cosas relacionadas con el negocio a lo largo del viaje. Si recibieses algún regalo del cliente o socio, asegúrate de anotar en la descripción y el valor del mismo (si se conoce).

Ahora, una vez que hayas recopilado todos los datos del viaje, puedes empezar a escribir el informe de tu viaje de negocios desde el primer día que estés de regreso. Es posible que tu superior te dé un plazo de entrega para el informe. Pero si superamos las expectativas de dicho plazo, haciéndolo a la llegada, siempre es algo positivo.

El informe debe incluir los siguientes elementos:

• Título
• Fecha del informe
• Tu nombre y el de los compañeros de empresa que te acompañaron (si los hubiese)
• Nombres de clientes o socios que hayas visto durante el viaje
• Fechas exactas de cada uno de los eventos del viaje acompañados de su descripción
• Resumen:
  • Cosas clave que hiciste para la empresa durante el viaje
  • Victorias y derrotas
• Gastos y ganancias
  • Incluir una lista detallada de los gastos y las ganancias obtenidas durante el viaje
  • Después de enumerar los gastos, hay que hacer una lista de viñetas con todas las razones por las que el viaje fue exitoso y necesario

Asegúrate de seguir las políticas de tu empresa en particular con respecto a los informes de los viajes de negocios. Cada empresa tendrá sus propios requisitos y formatos. Aquí te hemos proporcionado un formato. Confía en ti mismo y mantén un registro equilibrado entre que sea minucioso y al mismo tiempo claro y fácilmente interpretable, para obtener el informe de viaje de negocios más eficaz.

Ayúdate de herramientas digitales que te faciliten la tarea

Hoy en día disponemos de muchas herramientas que nos pueden facilitar la tarea para realizar un informe de viaje de negocios.

Desde plataformas de captura de y recogimiento de gastos como OkTicket o Captio, a otras como bloc de notas virtuales como Google Keep, Evernote u Onenote.

También nos serán útiles herramientas de gestión de tareas como Todoist o Notion.

Por último, lo más importante y especializado para ahorrarte trabajo en la gestión de un viaje de negocios, serian plataformas como la nuestra propia, Vyootrip. Un sistema que va a automatizar mucho de los procesos de tu viaje y te permitirá ofrecer un reporte de gastos más directo. Descúbrela aquí.

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