Objetivos de un viaje de negocios

¿Sabes cómo exponer correctamente los objetivos de un viaje de negocios?

Es útil formular el motivo por el que el empleado se desplaza para que los gastos de viaje y las dietas puedan reflejarse en la contabilidad con el fin de reducir el coste de los desplazamientos.

Para ello, es importante tener en cuenta una serie de puntos. ¿Cuáles son?

Los contables en activo citan una variedad de ellos y destacan lo siguiente:

• El viaje de negocios de un empleado debe ser claramente buscando el mejor interés de la empresa. El propósito del viaje de negocios se formula de manera que quede claro: el «viaje» es beneficioso para la empresa, contribuye directa o indirectamente a la rentabilidad de la misma, aumenta el volumen de negocio, mejora la calidad de los bienes y servicios. Un empleado de una organización no puede ser enviado a un viaje de negocios con la tarea de «descansar», «recuperarse» o «curarse». Para ello se prevén permisos anuales o por motivos de salud.

• El objetivo del viaje no debe entrar en conflicto con la descripción del puesto de trabajo. Por ejemplo, un contable no puede ser enviado a un viaje de negocios para negociar con clientes.

• El propósito de un viaje de negocios debe ser coherente con la duración del «viaje» y su itinerario. Si el propósito de un viaje de negocios es, por ejemplo, asistir a una exposición, un empleado de la organización está obligado a «viajar» en la dirección opuesta en el plazo de un día tras la finalización del evento.

• Es mejor evitar las formulaciones generales. Es importante indicar el motivo exacto por el que se envía a un empleado de la organización a trabajar fuera del lugar de trabajo permanente. De lo contrario, los auditores pueden tener dudas sobre la legalidad de la contabilidad fiscal.

• El propósito del viaje debe formularse de tal manera que sea posible sacar una conclusión inequívoca sobre si se ha cumplido o no la tarea asignada. Tras el viaje, el empleado deberá presentar un informe sobre los resultados, adjuntando los documentos que confirmen la realización de la tarea. Por cierto, puede darse la situación de que no se consiga el objetivo del viaje. En este caso, el empresario exige al trabajador que presente una «nota explicativa» en la que se indiquen las razones por las que no se ha podido realizar la tarea. Si tiene este documento, los gastos de viaje pueden ser aceptados a efectos fiscales.

• Si el objetivo del viaje es amplio y consta de varias tareas, también es importante listar las tareas individuales del viaje, cuya realización también debe confirmarse.

Para llevar el seguimiento de las tareas y de las cosas que realizar en tu viaje te ofrecemos un recurso gratuito. Una agenda de viaje de negocios digital, que te será de gran apoyo en tu organización.

Ejemplos de objetivos de un viaje de negocios

Se debe indicar el propósito del viaje. Que, en la práctica, a menudo se declara formalmente en un documento. Y verbalmente o en forma de una o varias instrucciones escritas, se explica detalladamente al empleado el objetivo del viaje. Sin embargo, por ley, debe indicar el propósito del viaje de negocios, y esta formalidad debe ser respetada. Los objetivos pueden variar, aquí hay una lista parcial de ejemplos de objetivos:

• Negociación
• Compra de bienes, materias primas, etc.
• Publicidad y presentación de un producto o servicio
• Investigación de mercado y objetivos de marketing
• Participación u organización de eventos, conferencias, etc.
• Formación o intercambio de experiencias.

También hay objetivos universales: el desarrollo de las actividades de la empresa. En este caso, es esencial que expliques las tareas con detalle al empleado. Por ejemplo, las negociaciones pueden tener como objetivo tanto la captación de clientes como la de nuevos socios o inversores. Los anteriores son algunos de los ejemplos más comunes de objetivos, también hay tareas muy especializadas:

• Auditoría de las sucursales
• Franquicia
• Auditoría y otras verificaciones
• Mantenimiento de las sucursales y divisiones en las regiones

El propósito del viaje está escrito de forma concisa y seca. No es necesario explicar los detalles y características del viaje en la orden. Sin embargo, las recomendaciones de viaje y los objetivos específicos del empleado también deben formularse por escrito. Puede ser incluso un simple correo electrónico o un documento de servicio que contenga tareas y objetivos específicos. En este documento, las tareas deben quedar plenamente reflejadas, ya que es por ellas por las que se cumplirán los objetivos marcados. También se puede hacer una exposición oral, pero hay que tener en cuenta las obligaciones legales.

‍